Die Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter Pflicht und für Mieter oft ein Ärgernis. Mit klaren Fristen und einer sauberen Aufstellung lassen sich die meisten Streitpunkte vermeiden.
Die Fristen
| Frist | Für wen | Folge | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| jährliche Abrechnung | Vermieter | Pflicht bei vereinbarten Vorauszahlungen | § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB |
| 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums | Vermieter | danach keine Nachforderung, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 2 und 3 BGB |
| 12 Monate nach Zugang der Abrechnung | Mieter | danach keine Einwendungen mehr, außer der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 5 und 6 BGB |
Ein Beispiel: Für das Kalenderjahr 2025 muss die Abrechnung spätestens am 31. Dezember 2026 beim Mieter sein. Ein Guthaben muss der Vermieter auch nach Fristablauf auszahlen.
Welche Kosten umlagefähig sind
Umlegen darf der Vermieter nur Betriebskosten, die im Mietvertrag vereinbart sind. Was dazu gehören kann, zählt § 2 der Betriebskostenverordnung in 17 Nummern auf:
- laufende öffentliche Lasten, vor allem die Grundsteuer
- Wasserversorgung
- Entwässerung
- Betrieb der zentralen Heizungsanlage
- Warmwasserversorgung
- verbundene Heizungs- und Warmwasseranlagen
- Aufzug
- Straßenreinigung und Müllbeseitigung
- Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung
- Gartenpflege
- Beleuchtung
- Schornsteinreinigung
- Sach- und Haftpflichtversicherung
- Hauswart
- Gemeinschaftsantenne, Breitband-Verteilanlage oder gebäudeinterne Glasfaser-Verteilanlage, mit Einschränkungen
- Einrichtungen für die Wäschepflege
- sonstige Betriebskosten, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind
Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung (§ 1 Abs. 2 BetrKV). Bei Nummer 15 gilt: Die Kosten des Kabelanschlusses dürfen seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr über die Betriebskosten umgelegt werden.
Grundsteuer in Oberhausen 2026
Die Grundsteuer ist umlagefähig (§ 2 Nr. 1 BetrKV). Der Rat der Stadt Oberhausen hat am 18. Mai 2026 einen einheitlichen Hebesatz für die Grundsteuer B von 922 % beschlossen. Er gilt für Wohn- und Gewerbegrundstücke sowie unbebaute Grundstücke. Die Bescheide wurden ab dem 19. Juni 2026 verschickt. In der Abrechnung für 2026 taucht der neue Betrag erstmals vollständig auf. Mehr dazu im Ratgeber Grundsteuer Oberhausen 2026.
Heizkosten und CO2-Kosten
Heiz- und Warmwasserkosten werden nach der Heizkostenverordnung überwiegend nach Verbrauch verteilt. Außerdem teilen Vermieter und Mieter die CO2-Kosten nach einem Stufenmodell: Je schlechter die Energiebilanz des Gebäudes, desto größer der Anteil des Vermieters, im ungünstigsten Fall 95 %. Die Einstufung ermittelt der Vermieter mit der jährlichen Heizkostenabrechnung (§ 5 CO2KostAufG). Bis zum 31. Dezember 2026 müssen außerdem ältere, nicht fernablesbare Zähler nachgerüstet werden. Details im Ratgeber Heizkostenverteiler bis Ende 2026.
Belegeinsicht
Der Mieter kann verlangen, die Belege einzusehen. Der Vermieter darf sie auch elektronisch bereitstellen (§ 556 Abs. 4 BGB).
Haushaltsnahe Dienstleistungen
Für Hausreinigung, Gartenpflege, Hauswart oder Wartungen können Mieter eine Steuerermäßigung nach § 35a EStG beantragen. Dafür müssen die Beträge in der Abrechnung oder in einer gesonderten Bescheinigung ausgewiesen sein.
Was die Verwaltung übernimmt
In unserer Mietverwaltung erstellen wir die Betriebskostenabrechnung für Ihre Mieter, achten auf die Frist und beantworten Rückfragen. Für Eigentümer einer vermieteten Eigentumswohnung ist die WEG-Jahresabrechnung die wichtigste Grundlage. Sie sollte deshalb rechtzeitig vorliegen.
Häufige Fehler in Abrechnungen
- Kosten, die nicht im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sind, werden trotzdem abgerechnet.
- Reparaturkosten oder Verwaltungsgebühren aus der WEG-Abrechnung werden ungeprüft übernommen.
- Der Abrechnungszeitraum ist länger als zwölf Monate.
- Der Verteilerschlüssel fehlt oder ist für den Mieter nicht nachvollziehbar.
- Vorauszahlungen des Mieters sind falsch oder unvollständig angesetzt.
Gerade vermietende Wohnungseigentümer sollten die WEG-Abrechnung nicht einfach weiterreichen. Sie enthält Positionen, die gegenüber dem Mieter nicht umlagefähig sind, etwa die Verwaltervergütung, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage oder Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Diese Beträge müssen vor der Weitergabe herausgerechnet werden.
Dieser Ratgeber erklärt die Rechtslage allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Rechtsberatung für Mitglieder bietet der Verein Haus & Grund Oberhausen e. V. Wir sind die Hausverwaltung.
Stand: 3. Oktober 2026 · Verantwortlich: Haus & Grund Oberhausen
Quellen
- § 556 BGB, Vereinbarungen über Betriebskosten (Stand geltende Fassung, abgerufen 03.10.2026)
- § 1 BetrKV, Betriebskosten (Abs. 2: Verwaltungskosten ausgenommen) (Stand geltende Fassung, abgerufen 03.10.2026)
- § 2 BetrKV, Aufstellung der Betriebskosten (Stand geltende Fassung, abgerufen 03.10.2026)
- Stadt Oberhausen, Versand der Grundsteuerbescheide 2026 (Stand 16.06.2026)
- CO2KostAufG, Anlage (Stufenmodell Wohngebäude) (Stand geltende Fassung, abgerufen 03.10.2026)
- § 35a EStG, haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (Stand geltende Fassung, abgerufen 03.10.2026)